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5 dicas para tornar sua empresa mais produtiva

In Gestão Estratégica by Laine Martins0 Comments

Tornar a empresa mais produtiva não é uma tarefa fácil para nenhum gestor, pois envolve muitas etapas e preocupações. Quando identificamos em uma organização que o principal problema é, de fato, a produtividade, temos que descobrir a origem desta ineficiência analisando imediatamente algumas questões, como por exemplo:

  • O que está deixando meus colaboradores cansados?
  • Quais processos demandam uma atenção maior dos funcionários?
  • O que anda tirando a atenção das pessoas no dia-a-dia da empresa?

Podemos ver que o foco dessas questões relacionadas a produtividade está na análise dos processos. Este fator auxilia o gestor não só na identificação dos gaps operacionais, mas também na gestão estratégica e tomada de decisões na empresa. Para aumentar a produtividade da sua empresa através da otimização dos processos podemos elencar algumas dicas:

Pare de quebrar a cabeça supondo informações e busque entender como funcionam os processos da sua empresa
Em primeiro lugar, caso a sua empresa ainda não tenha, construa um organograma com as macro funções e responsáveis por cada processo que irá existir dentro da organização. Após isso, tente ir gradualmente cada vez mais a fundo nos processos e entender realmente qual o papel e atividades que cada funcionário desempenha.

Parece uma tarefa fácil, mas o nível de complexidade pode aumentar de acordo com cada modelo de negócio e tamanho da empresa, por isso, não tenha medo de pedir ajuda. Se necessário, contrate uma empresa ou um Consultor especializado no assunto para realizar tal mapeamento.

Conheça a capacidade produtiva da empresa
Muitos gestores desejam que seus funcionários trabalhem mais, aumentem sua carga horária ou sua meta, supondo que isso geraria mais resultado. Porém, o que deve ser levado em conta são os processos realizados atualmente pelo colaborador, haja vista que estes podem estar tomando um tempo muito maior que o necessário, por não estarem devidamente mapeados e modelados.

Alinhado a isso, é crucial que o gestor saiba qual a capacidade produtiva da sua empresa e a de cada funcionário, levando em consideração todos e quaisquer perdas no decorrer do processo. Esta é a chamada capacidade efetiva de uma empresa.

Evite processos demorados ou retrabalho
Com esses dados em mãos, o papel de gerenciamento das tarefas se tornará muito mais eficiente. O colaborador saberá especificamente o que ele deve fazer para alcançar tal resultado, sem passar por nenhum transtorno neste caminho. Sabendo disso, ele também terá um direcionamento já no início da realização do processo, ou seja, sem espaço para erros e correções gerando um retrabalho.

Crie um checklist
O método Check-list auxilia e norteia muito as atividades que determinado funcionário deve realizar. Isso faz com que ele siga certo padrão, diminui os riscos de esquecer alguma atividade e cria um senso de urgência por conseguir visualizar todas as suas tarefas diárias e, com isso, buscar se organizar ao decorrer do tempo para que seu trabalho seja otimizado sem a necessidade de interferência de outra pessoa.

Reduza seus custos
A automatização da rotina processual de uma organização faz com que os custos se reduzem substancialmente. O exemplo citado anteriormente sobre retrabalho resume também este tópico, pois o funcionário não gastará tempo, ou seja, poderá estar realizando outra atividade ou até mesmo pensando em um novo produto ou serviço para a empresa.

Facilidade na gestão do conhecimento
Mapear, neste caso, significa passar o dia-a-dia de uma organização para fluxogramas didáticos, visando manter aquilo registrado da maneira mais clara e objetiva possível. Se o seu problema com a produtividade continuar após a aplicação das dicas anteriores, seu problema pode estar na falta de pessoas na equipe. Ter esses processos registrados faz com que o novo colaborador entenda rapidamente o funcionamento da empresa, ajudando-o a se tornar produtivo mais rapidamente.

Não basta mapear, você também deve acompanhar!
Somente mapear e destrinchar todos os processos não irá garantir que sua produtividade esteja sempre otimizada. Para que isso aconteça, é necessário o uso de ferramentas de controle e gestão, para monitorar e entender o rendimento e produtividade de cada colaborador.

Vale ressaltar que tal controle não deve ser visto como uma implicação para o funcionário, mas sim uma ferramenta que irá buscar sempre a otimização das atividades e entregas, o que desencadeará vários outros benefícios.

Uma das ferramentas utilizada para tal controle é a TimeSheet. Ela tem o intuito de registrar todas as atividades que cada pessoa desempenha e o tempo despendido para cada uma dessas atividades. Além do mais, a criação de gráficos de desempenho torna a análise mais visível e dinâmica para o gestor, deixando mais fácil o diagnóstico de possível otimização, esta que pode ser solucionada com conversas, treinamentos, material de apoio, entre outras estratégias.

Pronto! Agora que você já sabe os cuidados que deve ter ao modelar e mapear processos, bem como realizar o controle e gestão dos mesmos, buscando sempre a qualidade nas entregas e otimização de tempo e dinheiro, você está apto a tentar na sua empresa. Se ainda assim precisar de mais esclarecimentos, não hesite em procurar a Ação Júnior para te ajudar!

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Laine Martins
Gerente de projetos na Ação Júnior e estudante do curso de Administração na Universidade Federal de Santa Catarina
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