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Passo a passo para um controle de estoque eficiente

In Gestão Financeira by Aruan Boritiyça Silva0 Comments

Se você deseja atender melhor seus clientes, ter maior domínio do planejamento de compras, reduzir desperdício ou aumentar o desempenho operacional otimizando seus lucros, é fundamental que exista um controle de estoque. Este passo a passo vai mostrar como, independente do tipo de estoque, você pode executar esse controle e a partir disso gerar melhores resultados na sua empresa!

Tipos e classificação de estoque
O passo a passo visa contemplar todos os negócios que precisam ter estoque independentemente do tipo. Para evitar dúvidas, vamos expor os dois tipos mais comuns. Em seguida vamos expor algumas classificações, assim ficará mais fácil identificar quais medidas fazem mais sentido para o seu negócio.

Tipos de Estoque:
Estoque de Produto Finalizado: Esse tipo de estoque refere-se a produtos prontos para a venda, sejam eles originários da produção da empresa ou adquiridos de outros fornecedores. Estão diretamente ligados a venda e devem estar prontos para a entrega assim que ela for realizada. É onde se encontra a maior parte de investimento de empresas comerciais.

Estoque de Matéria Prima: São os bens que se transformarão no produto acabado. A atenção com esse tipo de estoque deve ser muito grande já que com a ausência deste, o produto finalizado – que por sua vez é o que traz lucro a empresa – jamais será entregue. É muito comum em restaurantes e ateliês.

Classificação de Estoque:
Estoque de Antecipação: Essa classificação é muito utilizada em períodos que antecedem datas comemorativas como Dia das mães, Páscoa e Natal. A empresa se antecipa a grande demanda e consegue, por exemplo, negociar os produtos por um preço menor e garantir o atendimento da demanda.

Estoque de Proteção: Muito comum em mercados e restaurantes, o principal objetivo desse estoque é evitar problemas relacionados à ausência de certo item. Por exemplo, se um restaurante tem conhecimento que o prato X é o prato com maior saída, ele precisa garantir que sempre haverá matéria prima para produzi-lo. Assim como uma loja deve garantir que seu produto que mais vende (o carro chefe) deve estar sempre “lá atrás” no estoque.

Estoque de Ciclo: Esse estoque é mais comum em indústrias, em fabricação de produtos. Imagine a fabricação de um smartphone, existem diversos setores para montar o hardware, alocar a carcaça, instalar o software…Cada setor é responsável por estocar as peças que serão utilizadas por eles e esse estoque segue um ciclo dentro da indústria até que a produção seja finalizada.

Outras Classificações: Há também classificações que consideram a durabilidade, a disponibilidade e localização (posse) dos produtos. Mas como o foco aqui é dar os passos para um bom controle de estoque, não vamos focar em todos esses detalhes. Para aprender mais sobre, indicamos esses dois links:

Passo a passo:
1. Comece com um Bom Planejamento
Fazendo um bom planejamento de compras alinhado com uma previsão de demanda, já será possível antecipar determinadas ações de compra e/ou negociação. Com isso, também se torna muito mais fácil evitar gastos desnecessários e desperdícios.

Lembrando que, a quantidade de material estocado varia com o tipo de produto, e a previsão de demanda deve ser feita em cima de todas as variáveis que possam afetar essa movimentação. Resumindo, nesse primeiro momento cria-se uma orientação para atender a demanda alinhada com a capacidade financeira da empresa.

2. Escolha um Fornecedor de Confiança
“Às vezes, o barato sai caro!”

Evite ao máximo fazer negócios com um fornecedor que atrasa suas entregas ou não têm uma qualidade confiável. Atualmente, é comum usar metodologias que priorizam menores quantidades de estoque com compras mais recorrentes; logo, é imprescindível que exista muita confiança entre o fornecedor e o comprador.

Vale ressaltar que se o fornecedor promete e cumpre com seus prazos, qualidade da entrega e faz uma negociação justa, pagar um pouco mais pelo produto vai evitar grandes quantidades de estoque (que podem gerar prejuízo), assim como outras incomodações.

3. Controle tudo nos mínimos detalhes!
Nada pode passar em branco: qualquer detalhe que seja esquecido, processo que não seja feito ou instrução que não for bem passada, irá gerar prejuízo! Então é crucial que o planejamento seja seguido à risca e que tudo aquilo que seja relacionado aos processos de controle de estoque esteja bem esclarecido. Veja alguns exemplos:

  1. A organização do estoque deve ser regrada e padronizada, e aqueles que trabalham com ela devem dominá-la;
  2. As tarefas devem estar claras e os responsáveis por elas não podem ter dúvidas quanto ao processo;
  3. Os períodos de compra e variação de volume para cada produto devem ser planejados e monitorados.

4. Automatize seu controle e mantenha-o nos trilhos
Depois de um determinado tempo, esses processos se tornam um padrão e as mudanças já são mais previsíveis. Se torna muito mais fácil tirar proveito desse momento quando se faz uso de um sistema de controle de estoque.

É possível criá-lo no Excel e utilizar uma planilha ou implementar um software mais abrangente que consiga fazer o registro dos produtos, cruzar os dados de compra com os de venda, entre outras utilidades. Ao fazer isso, não só se tornará mais fácil de manter o atendimento à  demanda sob controle como será possível evidenciar melhores resultados financeiros e tomar decisões estratégicas com maior precisão.

5. Use um método como base
“Estoque é dinheiro parado!”

Pensando na frase acima, nós encorajamos o estudo e uso de metodologias que são aplicadas nas indústrias. Tão importante quanto o planejamento é a execução, e às vezes seguir um modelo já estudado pode ser mais fácil para começar a caminhar em direção aos seus objetivos, criar conhecimento sobre esse tipo de gestão e posteriormente, criar um método personalizado à sua empresa.

Os links abaixo levarão para materiais didáticos sobre cada um desses princípios:

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Aruan Boritiyça Silva
Assessor de Marketing e Consultor na Ação Júnior e estudante de Administração na Universidade Federal de Santa Catarina.
Aruan Boritiyça Silva

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