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Como fazer o controle de atividades na sua empresa

29 / 03 / 2022

Controle de atividades nada mais é do que o acompanhamento das atividades dos colaboradores. Apesar de parecer simples, fazer esse acompanhamento sem sobrecarregar os colaboradores é uma atividade bastante complexa. 

Assim sendo, é importante, para fazer uma boa gestão atividades das equipes da empresa, planejar, distribuir e monitorar as tarefas. Além disso, é necessário contar com metodologias e ferramentas que permitam que os líderes façam esse acompanhamento de maneira eficaz. 

Para saber como fazer um controle de atividades assertivo, que auxilie as lideranças da empresa e aumente a produtividade da mesma, continue a leitura deste artigo! 

A importância de um controle de atividades para os objetivos da empresa

Em primeiro lugar, é importante destacar que fazer o controle de atividades, em qualquer empresa, é fundamental para identificar gargalos, cumprir metas e prazos, e realizar entregas de qualidade. 

Além disso, com a gestão de atividades garante-se o aumento na produtividade. Isso porque, com essa prática, a comunicação fica mais clara e as responsabilidades mais bem definidas. Assim, cada colaborador sabe quais são as suas entregas, portanto, irão se dedicar a elas. Lembre-se: ninguém quer ser conhecido por um trabalho mal feito. 

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Outro ponto em relação ao controle de atividades é que, com os indicadores de performance utilizados nessa prática, é possível observar o ritmo e a qualidade das entregas de cada colaborador. Desse modo, pode-se identificar as dificuldades que cada um encontra no dia a dia e maneiras de resolve-las. 

Por fim, com a gestão de atividades você também identifica se a divisão de trabalho está sendo justa e consegue fazer uma distribuição mais apropriada. Dessa forma, todos saem ganhando e você aumenta a motivação no trabalho das equipes.  

Riscos do microgerenciamento

Apesar de parecer que o controle de atividades é uma forma de tirar a liberdade do colaborador, ele é o completo oposto. 

Com a gestão de atividades, o colaborador pode ficar mais livre em sua produção diária, apenas sendo necessário atentar-se aos prazos e à qualidade de suas entregas. 

Na realidade, o que tira a liberdade do colaborador é o que chamamos “microgerenciamento”. 

Este é um ponto muito importante de se entender, especialmente para quem lida com gestores de equipes no dia a dia. É preciso que os gestores compreendam que, o microgerenciamento pode, na realidade, piorar a situação da equipe. 

Mas o que é microgerenciamento? Bem, na realidade, o microgerenciamento é uma forma excessiva de acompanhamento de atividades. 

Um gestor que faz microgerenciamento, na maioria das vezes, tem a necessidade de que todas as atividades da equipe passem por sua supervisão. Além disso, o gestor que comete este tipo de erro, costuma cobrar constantemente os colaboradores de suas entregas, ainda que o prazo esteja muito longe. 

Esta prática, no entanto, pode piorar a situação. Afinal, um chefe que fica o tempo todo “em cima” dos colaboradores pode causar nestes diversos problemas, especialmente, psicológicos. 

A Síndrome de Burnout, por exemplo, é uma situação de cansaço e estresse excessivos, que causam uma certa “paralisia”, onde a pessoa não tem forças para produzir. Em casos mais graves, a pessoa fica sem forças para qualquer coisa, assemelhando-se a um grave estado depressivo.

Estamos falando de situações de adoecimento extremos, no entanto, existem casos mais brandos, mas que são tão prejudiciais quanto. A desmotivação da equipe também acontece em casos de microgerenciamento, bem como, a falta de auto estima em relação ao trabalho. 

Essas situações todas diminuem a produtividade e fazem com que, os resultados caiam. 

Como fazer um controle de atividades estratégico

Para evitar os erros que apontamos anteriormente, então, é necessário saber diferenciar controle de atividades de microgerenciamento. 

Sabendo isto, é mais fácil entender como fazer um controle de atividades estratégico. Afinal, é com uma boa prática de gestão de pessoas como esta que se garante o aumento da produtividade. 

1. Pesquisa  de clima

Antes de qualquer ação relacionada ao controle de atividades, é importante entender como os colaboradores se sentem em relação às práticas atuais e a implementação de novas práticas. 

Também é importante fazer uma pesquisa de clima, para entender como a equipe se sente em relação ao trabalho com os colegas e líderes. Assim, é possível identificar se o microgerenciamento está ocorrendo na empresa, por exemplo. 

2. Fluxo de processos 

Em segundo lugar, é importante que as lideranças desenhem um fluxo de processos. Isto é, que se tenha um documento que indique quais as atividades realizadas no dia a dia pela equipe, quais os resultados essas atividades trazem, etc.

Além disso, é importante se indique neste fluxograma o tempo que a atividade leva, quais atividades ainda não foram realizadas, e quais os resultados que a empresa pretende alcançar. Com isso, o líder da equipe já consegue fazer uma análise que mostre quais atividades tomam mais tempo que o necessário, quais podem parar e quais devem começar. 

Isto feito, é o momento de desenhar outro fluxograma de como as atividades acontecerão dali em diante. Neste, é importante que o líder indique os responsáveis por cada uma das atividades. 

3. Planejamento das atividades com antecedência 

O planejamento de atividades deve ser feito com bastante antecedência, a fim de que cada colaborador já tenha em mente suas atividades por um período. Além de ter uma indicação de prioridade nas atividades que só é possível fazer quando se tem um planejamento antecipado. 

4. Ferramentas de comunicação eficazes

É importante que a empresa possua também um método e ferramentas de comunicação que facilitem essa troca de informações. Assim, dentro da tarefa, é importante que seja possível a troca entre os colaboradores. 

5. Indicadores de performance

Ademais, é necessário manter indicadores de desempenho (KPIs), assim,  os líderes conseguiram acompanhar as entregas e fazer análises mais assertivas, identificando com mais facilidade como resolver gaps de produtividade. 

Para isso, é importante diferenciar a análise em geral, por equipe, e individual. Veja a seguir. 

6. Análise geral de resultados

O primeiro acompanhamento de resultados é a análise geral. Este é feito de acordo com os dados de resultados de toda a empresa. Recomenda-se que neste caso seja feito mensalmente, mas também pode ser feito anualmente, semestralmente, etc. 

7. Análise por equipe

Como o próprio nome diz, esta análise indicará os resultados do controle de atividades específico de uma equipe. Esta análise, geralmente, fica a cargo do líder da equipe. 

8. Análise individual

Já na análise individual, como o nome diz, refere-se ao controle de atividades individuais. Assim, é possível identificar as dificuldades de cada colaborador, bem como as entregas de cada um deles. Desse modo, pode-se tirar o melhor de cada funcionário. 

9. Metodologias ágeis 

Além de manter uma comunicação clara, indicar responsáveis, ter indicadores de desempenho e fazer análises, é necessário encontrar maneiras para realizar tudo isto. 

As metodologias ágeis são uma ótima opção para esse acompanhamento. Implementá-las no dia a dia da empresa, pode ser uma vantagem grandiosa. Algumas das mais conhecidas são o Kanban, o Scrum e Lean. 

O Kanban, nada mais é do que um controle de atividades divido em: 

  • A fazer;
  • Fazendo;
  • Feito 

Já no Scrum, usa-se um tipo de pontuação, que indica o tempo necessário para a conclusão de determinada atividade. No final, soma-se os pontos, que são o indicativo de produtividade da equipe. 

O lean, por sua vez, é um método de validação de ideias e hipóteses divididos em: 

  • Contruir;
  • Medir; 
  • Aprender.

O legal é que a empresa pode utilizar essas metodologias combinadas, visando maior aproveitamento destas. 

10. Ferramentas para controle de atividades

Para todos esses passos, é claro, é essencial utilizar ferramentas que facilitem estas tarefas. Algumas das conhecidas quando se fala em controle de atividades são o Trello, o Asana, o Airtable, o notion, entre outros. 

É claro que, se for da sua preferência também, é possível utilizar planilhas no excel, quadros brancos e agendas individuais. 

O que não fazer no controle de atividades

Já falamos aqui sobre o microgerenciamento. Pois bem, este é a principal prática que deve-se evitar na empresa. Portanto, é importante se atentar se os líderes das equipes não estão a realizando no dia a dia, alertá-los para isso e dar treinamentos sobre controle de atividades. 

Como incentivar os líderes nas boas práticas de gestão de pessoas e tarefas

Como dito, então, é importante incentivar os líderes para que façam um controle de atividades seguindo as recomendações da empresa, a fim de se crie uma cultura organizacional que preze tanto pelo bem estar do colaborador, como pela produtividade. 

Para isso, é necessário fazer avaliações 360º, onde os colaboradores indicam, anonimamente, como o líder pode atuar melhor em sua posição. 

Também vale implementar treinamentos de liderança constantes, a fim de treinar empatia, o senso de colaboração e a visão sistêmica para melhorar a produtividade na empresa. 

Um última coisa que é importante lembrar é que, líderes também são colaboradores. Assim, campanhas de incentivo, pontuações, lembranças e reconhecimentos também são essenciais para eles.  

Controle de tarefas: fazer ou não fazer

Se a dúvida é sobre fazer ou não fazer controle de tarefas, afirmamos que faça. Lembre-se, é claro, de utilizar métodos inteligentes e estratégicos para que a empresa não se torne um ambiente tóxico, mas sim, um ambiente colaborativo. 

Para mais dicas sobre como aplicar uma boa gestão de pessoas na empresa em que você trabalhe, baixe o nosso E-book no link a seguir. Assim, você terá mais insumos para aplicação de boas práticas no dia a dia da empresa em que atua. 

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