Como tornar sua tomada de decisões mais embasadas em dados para levar a sua empresa ao crescimento e à prosperidade?
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Por que embasar suas decisões?
Para tomarmos melhores decisões, precisamos entender o porquê de, para serem consideradas boas, devem ser embasadas em algo concreto.
Em primeiro lugar, pensemos no seguinte exemplo: Um empreendedor decide abrir um café {decisão} pois, de acordo com seu amigo, ele acredita que as pessoas que por ali passam durante o dia, gostariam de gastar um tempo fazendo um lanche em algum estabelecimento que sirva um bom café. Numa decisão impulsiva – sem embasamentos técnicos – esse empreendedor abre seu café e se espanta assim que seus gastos ultrapassam a quantia a qual ele estava disposto a gastar num investimento inicial.
Crente que suas vendas compensarão esses gastos no futuro, ele continua em sua empreitada confiante de que seu negócio será um sucesso: monta um cardápio bem elaborado, estipula preços baseados em outros cafés das outras regiões da cidade e, finalmente termina as obras necessárias. Saindo para comprar seus ingredientes observa, já menos confiante desta vez, preços acima do esperado. Mesmo assim, volta ao estabelecimento e começa as operações. Depois de horas, ele percebe que poucos clientes de fato entram e, os que olham o cardápio, se espantam com os preços. Alguns dias se passam e pouco se percebe uma melhora nas vendas, as contas chegam e nosso amigo empreendedor viu que sua decisão inicial, baseada na opinião de um amigo, lhe custou muito caro no fim.
Um estudo prévio de público-alvo poderia ter garantido um cardápio mais adequado. Além disso, com uma estipulação baseada em pesquisas presenciais ou mesmo virtuais de preços reais daquilo que seria necessário para se abrir o negócio poderiam deixar o empreendedor mais confiante. Estudar os seus produtos teria solucionado problemas de lucratividade. Também, comparando-se com a concorrência local, se teria maior precisão na análise de público-alvo e viabilidade.
Sendo assim, todos os erros dele poderiam ter sido evitados e, mesmo com uma ideia inicial sem base, desde que, lapidadas e validadas por valores e informações concretas de pesquisas com dados tanto primários quanto secundários, poderiam ter feito de um desastre empreendedor, um grande case de sucesso deste sonhador.
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Quais bases se ter para tomada de decisões?
Negócios se baseiam em dois pilares: pessoas e capital. Sem um ou outro, o negócio não faz sentido e/ou não tem capacidade de sobreviver. Sendo assim, focaremos nesse texto na questão do capital, ou seja, bases em dados financeiros que serão de grande ajuda na hora de se tomarem decisões, principalmente no que se refere à gestão do dinheiro.
Dessa forma, existem dois pontos a se pensar na tomada de decisões: o que dizem seus indicadores e suas demonstrações.
2.1 Demonstrações
O que são demonstrações? São ferramentas contábeis que podem vir em documentos, planilhas ou até mesmo softwares que compilam dados financeiros a fim de se ter uma visão geral dos resultados da empresa e movimentações em geral. Assim, cada demonstração tem sua finalidade específica, e, a depender de cada empresa, podem ter mais ou menos relevância.
- Balanço Patrimonial
O balanço patrimonial torna fácil a visualização dos ativos, passivos e patrimônio líquido da empresa. Dessa forma, pode-se saber todos os bens e obrigações da empresa lado a lado. É, de maneira geral, recomendável se ter mais ativos que passivos, mais fontes de renda e bens que obrigações. Caso sua empresa não esteja nessa situação, atente-se.
- D.R.E (Demonstração do Resultado do Exercício)
A D.R.E. é um documento contábil, extremamente útil para saber se sua empresa está operando de forma lucrativa ou não, além de quais são as despesas que se sobressaem na sua estrutura de custos. Ela tem a função de compilar as receitas e despesas do negócio. Dessa forma, possibilita o cálculo do resultado final do período. Visto isso, nota-se que a mesma torna-se fundamental ao mostrar ao tomador de decisões se sua operação está sendo ou não rentável.
- D.F.C. (Demonstração de Fluxo de Caixa)
Complementar às outras demonstrações, a D.F.C. garante um entendimento de quais entradas e saídas afetam diretamente o caixa da empresa, sendo que a D.R.E. contabiliza gastos que talvez não tenham afetado o caixa imediatamente. Uma complementa a outra pois o administrador consegue entender se sua gestão garante lucro, e também um caixa saudável, preparado para imprevistos e capaz de pagar os gastos fixos e variáveis da empresa.
2.2. Indicadores
Se por um lado as demonstrações garantem uma visão geral da saúde da empresa, por outro, os indicadores financeiros nos dão informações mais específicas sobre a gestão; por exemplo, quanto cada produto agrega nos lucros da empresa, se o investimento é rentável, entre diversas outras.
- Margem de Lucro Líquida / Lucratividade
Esse indicador mostra o quanto a empresa lucra com seus produtos. A fórmula da margem de lucro pode ser definida como:
Margem de Lucro = Lucro Líquido / Preço Total.
Assim, o gestor compreende quanto da sua receita é, de fato, lucro. Para se calcular o lucro líquido, basta seguir a fórmula:
Preço de venda – Gasto de Produção Fixos – Custos de Produção Variáveis = Lucro Líquido.
Por exemplo, o produto A custa R$ 100,00 para ser produzido e é vendido à R$250,00. Logo, Lucro = 250- 100 = 150; e, Margem de Lucro = 150 / 250 = 75%. Sendo assim, setenta e cinco por cento do preço de venda é lucro e vinte e cinco por cento, custos.
- Margem de Contribuição
Este indicador mostra o quanto do preço de venda do produto é direcionado para o pagamento de custos e despesas fixas, após deduzidos os custos e despesas variáveis.
Para calculá-lo, pode-se utilizar a seguinte fórmula: :
Margem de Contribuição = Preço de Venda – ( Custo Variável Unitário + Despesa Variável Unitária).
É um indicador importante visto que garante um entendimento mais profundo de cada produto. Isso pois, nos diz qual a sua contribuição para o negócio como um todo.
- Rentabilidade
Para saber o quanto do investimento inicial na sua empresa foi ou não rentável, basta aplicar a seguinte fórmula:
Lucro do Período / Investimento Inicial.
Por exemplo, você investindo R$ 30.000,00 para abrir sua empresa teve, em 1 mês, um lucro de R$ 3.000,00. Dessa forma, a rentabilidade do seu negócio foi de 10% no mês.
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Organizando as Informações e Vantagens imediatas
Organizar as informações nem sempre é uma tarefa simples. Sendo assim, as ferramentas citadas podem ser estruturadas em planilhas digitais como o Excel ou o Google Sheets. Também é recomendável o softwares especializados no auxílio da gestão, e facilitar a tomada de decisões.
Sugestão: “Se quiser saber mais sobre como organizar e controlar melhor o financeiro de sua empresa, acesse nosso conteúdo sobre “5 dicas para controlar seu controle financeiro”. Nele, disponibilizamos um Fluxo de Caixa para auxiliá-lo(a) em sua gestão!
Quanto tempo os indicadores e demonstrativos precisarão para trazerem resultados visíveis? Em algumas empresas, eles podem ter impacto imediato, mostrando furos na contabilidade ou na administração que podem estar impedindo o crescimento da empresa, tais como desperdícios, produtos que não geram resultados de forma direta ou indireta, gastos desnecessários, entre outros. Em outras, servirão para garantir que o futuro seja menos incerto, trazendo maior confiança aos gestores.
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A tomada de decisões
Em conclusão, não há fórmula mágica para a tomada de decisões perfeita. Estamos todos sujeitos ao acaso e existem inúmeras variáveis que podem interferir nos resultados de uma ou outra decisão, mas, conhecer a sua realidade e algumas dessas possíveis variáveis positivas e negativas, lhe ajuda a ter maior segurança ao dirigir o seu negócio ao sucesso. Então, com o uso das ferramentas citadas anteriormente e, utilizando-as de forma conjunta, de forma a cruzar os dados obtidos, com certeza suas escolhas serão definidas com maior firmeza, trazendo-lhe segurança de navegar nos revoltosos e recompensadores mares do empreendedorismo.